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Les Directeurs ne permettront pas que les propriétés des douanes se détériorent. Quand des réparations sont nécessaires aux bâtiments et aux wharfs, rapport doit en être fait immédiatement à l'Administration Générale des Douanes avec les recommandations des Directeurs sur l'étendue ou la nature des réparations à faire.

Le matériel du Bureau doit toujours être tenu en bon état de fonctionnement. Les machines à écrire nécessitant des réparations doivent être, si possible, réparées immédiatement sur place. Dans le cas où il n'est pas possible de les réparer sur place, les machines, ou tous autres équipements de Bureau requérant des réparations, devront être envoyés à la Section des Fournitures.

Les Directeurs qui ont des grues, balances, ou autres appareils mécaniques en service à leurs ports, devront les inspecter périodiquement, en prendre soin, afin de les tenir en bon état de fonctionnement. Toutes les grues doivent être actionnées au moins une fois le mois. Elles doivent être convenablement graissées pour éviter les détériorations. La peinture ou la graisse nécessaires à l'entretien de ces appareils doivent être achetées sur place toutes les fois que cela est possible.

Les extincteurs à incendie adéquats seront maintenus en parfaite condition de fonctionnement sous la supervision d'une personne compétente.

L'Administration Générale des Douanes doit solliciter l'avis préalable du Ministère de l'Économie et des Finances avant d'aliéner tout bien meuble inventorié.

Tout fonctionnaire ou employé de l'Administration Générale des Douanes, préposé à un titre quelconque à la garde du mobilier de l'Administration, est tenu d'en dresser un inventaire complet et sincère au moment d'entrer en charge, comme à la cessation de ses fonctions.
Cet inventaire sera expédié dans les huit (8) jours au plus tard au Directeur Général de l'Administration Générale des Douanes.

En cas de disparition d'un bien mobilier de l'Administration, le fonctionnaire ou l'employé qui en avait la garde, en fera rapport au Directeur Général de l'Administration Générale des Douanes à toutes fins utiles.

Chaque Chef de Service ou Directeur de Douane sera responsable des biens à l'usage direct de son Service ou de la Douane et pourra déléguer ses pouvoirs de contrôle à un employé. Toute perte, détérioration devront être signalées sans retard aux supérieurs hiérarchiques.

Article 333 :

Dans chaque Service et dans chaque Douane, le compte d'inventaire devra être constamment complet et à jour.
Naturellement une chaîne continue de responsabilité est établie en partant du Chef de Service ou du Directeur de la Douane pour aboutir à la personne qui se sert effectivement du mobilier, de l'outil, de l'équipement et autres ou à celle qui en a la garde effective. Il sera d'abord demandé compte d'un article quelconque endommagé ou perdu à la dernière personne qui l'utilisait ou en avait la garde effective.

Les Chefs de Service et les Directeurs de Douane devront donc se faire remettre en double par les employés des reçus pour tous les biens, matériaux et autres qui leur sont délivrés. Un exemplaire restera classé dans le Service de la Douane en question, et l'autre sera expédié à la Section d'Inventaire de l'Administration Générale des Douanes.

Pour les besoins de l'inventaire, les biens de l'Administration Générale des Douanes seront subdivisés comme ci-après en quatre (4) classes :
CLASSE A - CLASSE B - CLASSE C - CLASSE D.
CLASSE A.- BIENS FONCIERS.
Cette catégorie comprendra les terrains et dépendances de toutes sortes, tels qu'édifices, routes, ponts, rues, drains, wharfs, système hydraulique, système télégraphique et téléphonique et autres.
CLASSE B.- MATÉRIEL ROULANT, MACHINE À MOTEUR, BÉTAIL
Cette catégorie comprendra les véhicules à moteur (automobiles, camions, etc...) les motocyclettes, véhicules à traction animale, le bétail et le matériel tel que malaxeur, pompes, rouleaux compresseurs, tracteurs, barges, le matériel appelé "sonnette" et autres.
CLASSE C.- MOBILIER, INSTRUMENTS, OUTILS ET ACCESSOIRES
Les articles entrant dans cette catégorie sont, par exemple, les meubles de bureau (bureaux, chaises, fauteuils, ventilateurs, coffres-forts, bibliothèques, machines à écrire, à calculer et autres. Font encore partie de cette classe les conduites d'air, scies, pinces, tourne-à-vis, règles à niveau, instruments de levés et autres instruments techniques.
CLASSE D.- MATÉRIAUX, FOURNITURES ET APPROVISIONNEMENTS
Cette catégorie comprendra les matériaux et matériels qui perdront après emploi leur qualité d'article distinct, comme un poteau téléphonique, et les matériaux consommables après premier emploi, tel le ciment.

Les Chefs de Service et les Directeurs de Douane sont tenus :

1. de faire procéder au marquage du mobilier à l'usage de leurs Services, ainsi que des fournitures comprises dans la liste ci-après, des articles à numéroter, en ayant soin de faire précéder chaque numéro d'ordre du symbole : "AGDD" pour l'Administration Générale des Douanes. En ce qui concerne les Douanes, le numéro d'ordre sera précédé du symbole "DNE" suivi de l'abréviation combinée de lettres formant le nom de la ville où siège la Douane;

2. de faire tenir un registre de tous les biens numérotés avec, en regard de chaque énumération, le numéro d'ordre correspondant, afin de faciliter le marquage des biens acquis ultérieurement;
3. de faire dactylographier, par ordre alphabétique, les inventaires en cinq (5) copies, dont quatre (4) seront adressées, au plus tard, le 15 Octobre à l'Administration Centrale.
4. de faire dactylographier en double, sans rature, ni surcharge, les fiches individuelles et collectives des biens des classes "B et C" et en expédier les copies à l'Administration Générale des Douanes. Il reste donc entendu que chaque article numéroté figurera sur la carte blanche IC-3 dite fiche individuelle.

En déterminant la valeur des biens de la classe "B", la règle suivante devra être adoptée : multiplier 80% du prix initial par l'âge actuel, puis diviser le produit par la durée totale probable, soustraire le résultat précédent du coût initial : le reste donne le prix actuel. Ainsi un article du matériel dont le coût initial est de 1,000 Gourdes, la vie probable 10 ans, l'âge actuel 3 ans aura une valeur actuelle de 760 Gourdes.

Biens de la Classe "C"

Article 338 :

Les biens de la classe "C" devront figurer à leur prix d'achat aussi longtemps qu'ils sont conservés à l'inventaire, puisqu'il n'est jugé ni nécessaire, ni désirable d'essayer de donner une valeur présente aux articles de cette classe, nombreux et séparément peu coûteux.

Pour chacun des biens des classes "B" & "C" pouvant être nettement individualisés comme une bicyclette, automobile, motocyclette etc… de la classe "B", une machine à écrire, à calculer et à additionner, un bureau, une chaise en bois précieux ou en métal, un ventilateur, un coffre-fort, etc… de la classe "C", une carte devra être remplie et classée par le Département ou Service intéressé afin de servir de pièce justificative de l'inventaire.

Afin de permettre d'identifier le bien et, le cas échéant, de suivre la dépréciation comme prévu à l'article 337 du présent code, la carte comportera, en substance, les indications suivantes : Classe "B" (pointer) ou "C" (pointer), Symbole, Numéro (exemple No. B-C45), Service, Désignation de l'article (par exemple automobile), marque, numéro de série, plaque (s'il s'agit d'un véhicule), couleur, date d'achat, vie estimative (exemple 5 ans pour un véhicule) dépréciation finale 80% (cas prévu à l'article 337 du présent code).
Les détails annuels et la dépréciation seront indiqués sur cinq colonnes comme suit :
Coût G : Valeur : Exercice :
Dépréciation : Fin Exercice : Visa : Observations :

En ce qui a trait à la Classe "C", une fiche collective sera dressée pour tous les articles dont le peu d'importance ne nécessite pas une fiche individuelle. Par exemple, une automobile Classe "B" aura sa fiche individuelle, mais les outils de cette voiture Classe "C" figureront à une fiche collective, avec les renvois nécessaires d'une carte à l'autre.
Il en sera de même des outils ou instruments de peu de valeur qui sont des articles de stock sans caractère individuel.
Les fiches collectives refléteront les conditions de chaque Département ou Service et feront notamment ressortir par colonnes la date d'achat, la désignation des articles, la quantité, le coût par unité et le coût total. Une colonne sera réservée aux observations.
Le même numéro pourra couvrir tous les articles d'une fiche collective.

Les cartes d'inventaire de l'Administration Générale des Douanes auront les mêmes dimensions. Ces cartes seront classées par ordre alphabétique, et chaque subdivision sera portée sur un répertoire indiquant chaque fois le nombre total d'articles. Dans le classement, les automobiles (lettre-A) seront placées avant les camions (lettre C) et autres.

Les menues fournitures et autres biens fongibles, comme petites plumes, buvards et autres ne sont pas à porter sur des cartes. Cependant, ces biens figureront dans la comptabilité d'entrée et de sortie des Services de l'Administration douanière. Lesdits Services dresseront, dans la mesure du possible, un état analytique, par article, des fournitures livrées, résumant mensuellement les réquisitions exécutées.

Un état de dépenses pour fournitures de chaque exercice constituant le total des résumés mensuels sera annexé à l'inventaire annuel des biens expédiés au Ministère de l'Économie et des Finances.

Doivent être numérotés les articles contenus dans la liste non limitative suivante :
Abat-jour, Agrafeuse, Arrosoir, Aspirateur, Lampe de bureau, Balance, Banc, Bibliothèque, Bicyclette, Bouée de sauvetage, Boussole, Brouette, Buffet, Bureau, Canapé, Cassette, Chaise, Chaloupe, Compteur, Couverture en bois ou tôle des machines à écrire etc…, Échelle pliante, Encadrement, Encrier en plastique, Entonnoir, Escabeau, Étagère, Extincteur, Fanal, Fauteuil, Fichier, Filtre, Gong, Interphone, Jumelle, Avirons, Lavabo en tôle, Lit, Longue vue, Machine à écrire, calculer Protectographier, " Adressograph", Mallette, Mesure standard en fer, Numéroteur "Bate", Panier, Pendule, Perforateur, Planchette à ressorts, Pompe à incendie, Poids métriques, Porte-buvard, Porte-manteau, Porte sceaux, Réveil, Selle, Sonde, Sonnette, Supports, Ventilateur, Water cooler, etc…

Carte Collective

Article 346 :

Toutefois, certains articles de la Classe "C" difficiles à marquer tels que : ciseaux, bols en verre, ouvre lettre, etc… seront portés sur la carte, dite "Carte Collective".

Les cartes individuelles et collectives correspondront à l'inventaire acheminé annuellement par les douanes à l'Administration Centrale. De même, chaque nouvel inventaire sera toujours minutieusement collationné avec celui de l'année précédente.