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V.- Système Comptable
Définition et généralités
Le système comptable peut dépendre du plan comptable, ou vice et versa, en ce qui concerne le choix des comptes pour l'inscription des opérations. Quand on parle de système comptable, il ne s'agit plus de la "comptabilité - science", une ; c'est aborder la comptabilité- art, multiple. Les systèmes abondent. Le choix d'un système comptable dépend du but visé. "Il existe autant de systèmes comptables que des buts particuliers visés" (Jean Begin, in Les fondements de la comptabilité, T. 1, page 4)
On appelle système comptable l'agencement des principaux documents utilisés en comptabilité, c'est-à-dire leur forme, leurs tracés et la manière dont on s'en sert "
(Michel Couëtoux in Comptabilité Générale, page 213).
"C'est un système de traitement des données …Il rassemble des documents tels les registres comptables, les pièces justificatives, les états financiers. Les procédés utilisés pour l'enregistrement des transactions et l'établissement des états financiers sont également des éléments d'un système comptable", (William W. Pyle, Fernand Sylvain et allii, in Initiation à la comptabilité financière et administrative, page 157).
Les systèmes comptables de l'État diffèrent d'un pays, ou d'un groupe de pays, à l'autre, particulièrement des systèmes budgétaires suivant qu'ils s'inspirent de ceux de type britannique ou de type américain ou francais (Cf. Manuel de Statistique de finances publiques, Fonds Monétaire International, page 106)
La différence entre ces systèmes comptables tient principalement :
- au nombre de fonds alloués,
- au nombre de comptes utilisés,
- à la manière dont les crédits sont alloués aux organismes dépensiers,
- aux méthodes d'enregistrement des recettes et des dépenses.
Des procédés d'enregistrement
La comptabilité gouvernementale ou de l'État ou la comptabilité Publique suit les règles générales de comptabilité (aspect chronologique, mode d'enregistrement des données, aspect analytique, tenue des livres auxiliaires en fonction des besoins, etc.) et met à exécution les règles de droit budgétaire, les principes d'administration et de gestion. Elle s'étend au-delà des questions de légalité et l'efficacité de la réalisation des dépenses " (Manuel Financier, Direction Générale du Budget, page 143).
De plus, l'on sait que la comptabilité de l'État doit être tenue "à partie double sur la base des encaissements et des décaissements". Les opérations effectuées par ce dernier tant au niveau central qu'à celui des différentes entités pendant l'année financière sont fort nombreuses. Il semble que le système comptable le plus approprié pour les enregistrer peut être emprunté à la comptabilité d'entreprise. Il s'agit du "système centralisateur" pouvant être utilisé aussi bien dans les moyennes et grandes organisations (à ne pas confondre avec le procédé d'organisation comptable dit "Journal centralisateur" inspiré du "système Journal – Grand Livre").
Ce système est caractérisé par la passation des écritures
- d'abord aux journaux auxiliaires (quotidiennement)
- puis centralisées au journal Général, appelé encore Journal Central (périodiquement).
À des journaux auxiliaires correspondent des Grands -Livres auxiliaires et au Journal Général correspond un Grand Livre Général.
Par ailleurs, dans le système centralisateur le travail est ainsi organisé :
- La centralisation des journaux auxiliaires, appelés aussi journaux analytiques, au Journal Général où sont aussi inscrites des opérations n'ayant pas fait objet d'écriture aux journaux auxiliaires; des cas tels que les écritures d'ouverture et de fermeture et autres
- Le report du journal Général au Grand Livre Général.
- L'établissement de la Balance Générale.
Des registres comptables
Il ressort de ce qui précède que l'ouverture des registres pour la tenue de la comptabilité publique est de rigueur. "La tenue des registres, peut-on noter dans le Manuel Financier, suscite, atteste la régularité des transactions et rend compte de l'emploi des actifs et autres ressources. Le classement des données fournit les renseignements utiles au contrôle et à la gestion des activités".
Peuvent être ouverts à la Directions du Trésor, comptable de l'Etat, et dans les autres entités :
- un Journal Général.
- un Grand- Livre Général.
- des Journaux auxiliaires.
- des Grands -Livres auxiliaires.
- des livres d'ordre (au besoin).
N.B.-Voir, en annexe, des modèles de Journal et Grand-Livre Généraux, des journaux auxiliaires,du livre d'inventaire et du Journal de paie.
Les journaux auxiliaires (JA)
Leur nombre, leur forme, leur tracé sont fonction de la nature, de la taille et de la structure de l'organisation, de la nature des opérations habituellement traitées et aussi du plan comptable en application dans la dite organisation. L'ouverture d'un J.A obéit strictement au plan comptable. C'est pourquoi le J.A. prend le nom du compte principal ou compte - support où compte général (à deux chiffres dans les livres de la Direction du Trésor).
Peuvent être utilisés pour la comptabilité de l'État les :
- J.A. de Caisse - Recettes
- J.A. de Caisse - Déboursés
- J.A. de Banque - Recettes
- J.A. de Banque -Déboursés
- J.A. des créances à court terme
- J.A. des dettes à long terme
- J.A. des Ressources de l'État
- J.A. des dépenses de l'État
- J.A. des recettes perçues pour le compte de tiers
- J.A. des opérations diverses ( J.A.O.D. )
N.B. : Un J.A. unique de Caisse et de Banque peut être utilisé ( modèle indiqué en annexe )
Cette liste n'est pas exhaustive ; on peut toujours, au besoin, en créer d'autres.
Cependant, il n'est pas nécessaire d'avoir un J.A. pour les opérations peu nombreuses au cours d'un exercice, et pour les autres cas (voir item "Des procédés d'enregistrement") qui peuvent être inscrits dans un "J.A.O.D. ou dans le Journal Général". D'autres registres appelés " livres d'ordre" (s'apparentant à des J.A.) peuvent être tenus pour des opérations n'ayant pas leurs places dans la comptabilité générale.
Les Tracés des J.A.
Un soin particulier doit être apporté dans les tracés des registres qui sont l'un des éléments de base d'un système comptable. Les J.A. nécessaires à l'organisation d'un système centralisateur- contrairement aux Journal Général et Grand Livre Général – (forme, nombre de colonnes, etc.) ne sont pas toujours disponibles dans le commerce. La Direction du Trésor aura la tâche de les concevoir et d'en faire la recommandation aux différentes institutions de l'Etat. Toutefois, quelqu'en soit la conception, ces tracés devront présenter essentiellement deux zones distinctes d'inscription : la première est réservée aux "Date",- "Folio",-"Pointage".-"Nos. Documents comptables"; "Libellés ou Explications" ; la seconde aux sommes présentées par colonne. Chaque colonne correspond à un compte ; son intitulé est fonction de la nature des opérations inscrites dans le journal auxiliaire. (Voir à la page la structure générale d'un J.A. et en annexe un modèle où sont omis les 2e, 3e et 4e colonnes comportant une colonne " Référence " destinée aux Nos.des comptes à 4 chiffres, celles réservées aux sommes étant destinées aux comptes principaux à deux chiffres ).
Les Grands Livres auxiliaires (GLA)
Les GLA reçoivent, en principe, les reports des J.A. auxquels ils correspondent. Ces reports se font dans les comptes individuels que contiennent les GLA, sauf s'ils ne modifient en rien leur situation. Leur tracé n'est pas différent de celui des comptes du Grand Livre Général. C'est celui dit "à colonne mariées" présenté en annexe.
Des documents comptables ou pièces justificatives
Des instruments ou moyens qui peuvent être utilisés pour la tenue de la comptabilité (d'entreprise ou de l'Etat) il y a lieu de citer :
- les documents comptables (administratifs et commerciaux dits pièces justificatives).
- les registres comptables.
- les rapports ou états financiers.
Les registres comptables ayant fait l'objet des propos sus- mentionnés, avant d'aborder les rapports ou états financiers, on peut citer deux catégories de documents comptables :
- les documents de ressources.
- les documents de dépenses.
Documents de ressources et autres encaissements
Ce sont les quittances des droits et taxes perçus par la DGI et la Douane, des documents relatifs aux emprunts et aux dons (internes et externes), aux ventes de produits et à toutes autres ressources encaissées par ou pour le compte de l'Etat. Il en est de même des documents relatifs aux encaissements pour compte de tiers
Documents de dépenses
Ce sont les factures ou relevés de factures, - bordereaux, -états de frais, - feuilles de paye,- états de banque,- chèques ou autres ordres de paiement, - et tout document pouvant justifier un débours.
Les documents comptables servent de preuves écrites pour la passation des écritures au Journal Général et aux Journaux auxiliaires et doivent être conservés durant le temps prévu par la loi.
Des états financiers
À part les traditionnels "Comptes Généraux", en fonction du choix des autorités en ce qui concerne la tenue
- d'une comptabilité strictement budgétaire et de trésorerie, - comptabilité de caisse - ou
- d'une comptabilité générale de l'État où sont pris en compte toutes les ressources (fonds propres et obligations) et tous les biens (que l'utilisation de celles-ci permettent de créer) dont dispose cet Etat, - comptabilité patrimoniale -, vivement recommandée par le PCGE,
les états financiers ou documents de synthèse suivants (et leurs annexes) peuvent être présentés :
- le bilan (situation financière de l'Etat)
- l'état des revenus et des dépenses (résultat des opérations)
Ceux-ci seront extraits, comme dans toute comptabilité à parties doubles de la Balance Générale devant rassembler tous les comptes du Grand Livre Général (dont il sera question plus loin).
Aux états financiers et à la Balance Générale sera annexés un état de la provenance et de l'utilisation des ressources de l'État et autres rapports exigés par la loi ou les règlements ou normes.
Schéma de la Comptabilité de l'État dans le cadre du système centralisateur
Structure d'un Journal Auxiliaire
Deux zones d'inscription:
1 réservée aux dates, No de documents de base et explications
2 réservée aux Sommes
Journal Auxiliaire de …………………………
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Comptes à débiter |
Comptes à créditer |
| DATES |
No des documents de base |
Explications |
Divers |
Divers |
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Sommes |
Comptes |
Sommes |
Comptes |
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Règlements Généraux
